Business Intelligence es la inteligencia aplicada al negocio, es decir, el proceso de recopilación, organización y análisis de datos para generar insights estratégicos para la empresa.
Si todavía no sabes qué es y para qué sirve Business Intelligence (BI), quizá tu empresa esté perdiendo oportunidades. Al fin y al cabo, basar las decisiones empresariales en “conjeturas” e intuiciones no es nada eficaz, a diferencia de hacerlo basándote en pruebas y datos reales.
Pero no te preocupes. En este post, entenderás todo sobre el BI y cómo se puede aplicar a tu negocio.
¿Qué es Business Intelligence?
Business Intelligence (BI) es un concepto de gestión que tiene como objetivo trabajar con la información para una toma de decisiones más asertiva.
Más que proporcionar información, con el BI es posible recoger, organizar, gestionar, analizar, compartir y transformar los datos para apoyar la gestión empresarial. Lo entenderás mejor en un momento.
El BI no es una herramienta
A pesar de lo que mucha gente piensa, Business Intelligence no es una herramienta, sino un conjunto de métodos, sistemas y prácticas que transforman los datos brutos en información relevante para apoyar la toma de decisiones.
Todo este proceso de inteligencia se realiza con la ayuda de tecnologías de BI para automatizar las etapas, haciéndolas más ágiles y precisas. Mientras que los sistemas capturan, estructuran, distribuyen y analizan grandes cantidades de datos cuantitativos, es la aportación humana la que permite obtener una visión cualitativa y los conocimientos necesarios para generar valor para la empresa.
Los 3 pilares de Business Intelligence
Podemos dividir el proceso de BI en tres pilares, que sustentan su aplicación práctica en el día a día de las empresas.
1. Recolección de datos
Especialmente en la época en la que vivimos, no faltan datos que pueden ayudarte a entender y gestionar tu negocio. Al provenir de una variedad de fuentes, se necesita un sistema estructurado que pueda capturarlos correctamente.
Si los datos son erróneos, obsoletos o poco fiables, también lo serán el análisis y sus conclusiones. Por lo tanto, una solución es utilizar herramientas BPMS seguras, que pueden apoyar esta tarea trabajando con datos integrados con los procesos empresariales.
Los sistemas pueden captar información primaria, procedente del entorno interno de la empresa – como los datos de las operaciones y los empleados – o secundaria, que sería externa:
- Necesidades de los consumidores
- Tendencias del mercado
- Aspectos económicos, políticos, culturales, jurídicos y tecnológicos
- Noticias generadas por la prensa o los medios sociales, entre otros.
2. Organización y análisis de datos
Tras la recogida, el sistema puede almacenar los datos de forma integrada. Organizar la información de forma estructurada, visual y clara es importante para facilitar tu análisis, evitando errores.
Aquí es importante contar con la ayuda de gráficos, cuadros de mando, tablas y otras formas de representación gráfica para una buena visualización de los datos.
Así, para la aplicación del BI en tu organización, es importante que la herramienta utilizada para la gestión del negocio (ya sea un BPMS, CRM, Service Desk o ERP) disponga de un buen módulo de analytics que permita la extracción de la información generada por la ejecución de los procesos de negocio en diferentes vistas.
3. Seguimiento y control
Con los informes a mano, es posible estipular los KPIs en las herramientas y supervisarlos en tiempo real, lo que puede permitir encontrar datos contradictorios, errores de funcionamiento o información que parezca anormal. Así, la toma de decisiones y, en consecuencia, la toma de medidas será rápida y eficaz.
Para localizar un retraso en la producción, por ejemplo, el BI deja clara la información relativa al proceso y el profesional supervisa y compara los datos para detectar los cuellos de botella y posteriormente resolverlos.
Por eso es tan importante que la inteligencia se asocie a la gestión de los procesos de negocio (BPM) a través de un BPMS. De este modo, es posible gestionar el negocio de principio a fin, de forma ágil, precisa y fundamentada. La solución de BI transformará la información de los procesos en estrategias, lo que conducirá a mejoras en los mismos.
¿Cuál es el objetivo principal de Business Intelligence?
Siguiendo esta lógica, el principal objetivo del BI es, por tanto, ayudar en la toma de decisiones de la empresa, basándose en los datos. Algunos ejemplos de uso son:
- Análisis del comportamiento de los clientes
- Optimización de las operaciones
- Identificación de las tendencias del mercado
- Comparación de datos con los de la competencia.
Sus herramientas permiten interpretar fácilmente un gran volumen de datos, lo que reduce el esfuerzo que los gestores tendrían que hacer para reunir, buscar y consultar la información.
Business Intelligence no indicará a los gestores los caminos a seguir, sino que generará informes y proporcionará formas de evaluar la información para tomar, a partir de ahí, las ideas de negocio.
¿Cuál es la importancia de Business Intelligence para las organizaciones?
La aplicación de BI en tu empresa puede crear varias ventajas competitivas y resolver problemas a corto y largo plazo. A continuación, detallamos algunas de ellas.
Más asertividad en las estrategias y planes tácticos
Si tu empresa quiere lanzar un nuevo producto, por ejemplo, es imprescindible que el BI se aplique para fundamentar la acción.
Hacer un estudio de mercado para recopilar información sobre los intereses de los clientes y consumidores potenciales, consultar datos financieros para verificar si el lanzamiento es seguro y generar informes de ventas en los primeros días del lanzamiento para corregir el rumbo de la campaña de marketing son tareas de las que se encargaría el BI.
Hay muchas aplicaciones de BI en los negocios y es con base a la información generada por este modelo que los planes tendrán éxito.
Descubrimiento de oportunidades de negocio
La inteligencia aplicada a los negocios es también fundamental para detectar las tendencias del mercado y reaccionar rápidamente ante ellas. Los temas de crecimiento en la sociedad pueden afectar a tu planificación, y debes conocer las cifras que lo demuestren, como una caída o un aumento repentino de las ventas.
Estos datos, junto con lo que se menciona en las redes sociales y en la prensa, los cambios en la legislación y las encuestas sobre el comportamiento de los consumidores, pueden indicar la necesidad de cambiar de rumbo.
Este es el caso, por ejemplo, de las empresas de refrescos. Con el crecimiento de los temas relacionados con la salud y la pérdida de peso y la presión para que las marcas destaquen en sus etiquetas la cantidad de sodio, grasa y azúcar que contienen sus productos, la venta de bebidas tiende a disminuir.
Una solución sería incluir productos más saludables en la cartera o reducir la cantidad de estas sustancias en los refrescos, por ejemplo.
Ahorro de tiempo y costes
El BI puede ayudar a identificar el gasto excesivo y prescindible de los recursos financieros, ya que tendrá los datos para medirlo.
La automatización también ayuda a ahorrar tiempo, ya que los empleados se dedicarán a interpretar y proponer soluciones y no a capturar y organizar datos. Además de que contribuye a localizar los retrasos operativos.
Disponer de la información recogida en el mismo sistema es también fundamental para evitar la pérdida de información y el retrabajo, que genera más tiempo de servicio.
Gestión de riesgos
Business Intelligence provee una forma eficaz de gestionar los riesgos de la empresa, ya que es posible enumerarlos, controlarlos y medir la probabilidad de que se produzcan.
El seguimiento de los datos permite a la empresa anticiparse a las amenazas externas e identificar los puntos débiles internos.
¿Cómo aplicar Business Intelligence?
Para que puedas entender cómo construir un Business Intelligence en tu organización, es necesario comprender que el primer paso es establecer las estrategias de la empresa.
Es a partir de la planificación de los objetivos reales de tu empresa, que podrás estructurar un proceso de inteligencia. Piensa: ¿qué información es relevante para tomar decisiones y elegir los caminos a seguir para cumplir los objetivos?
Por su parte, el proceso para aplicar el BI se compone de los siguientes pasos:
- Determina los objetivos a corto y medio plazo
- Define la información que se va a recoger y cómo, es decir, qué métodos y herramientas se van a utilizar para ello
- Haz la previsión de los costos y riesgos de la implantación del BI
- Predice quién se beneficiará de la estrategia: clientes, proveedores u otros
- Entiende qué métricas se relacionarán con la información, para parametrizar las decisiones
- Establece los responsables del seguimiento y las pruebas para evaluar los resultados de la iniciativa.
Elige un sistema para ponerlo en práctica
Contar con una buena herramienta BPMS es una solución para realizar la recogida, el análisis y el seguimiento de los datos de forma sistemática, fiable e integrada. La información se aplicará directamente a los procesos en los que interfiere, y se podrá controlar en tiempo real.
El BPMS tiene la facilidad de ser flexible y ágil para adaptarse a los cambios, lo cual es determinante en un mercado tan dinámico como el actual.
